Die Digitalisierung von Personalakten der Beamten der Länder und Kommunen – und die sich daraus ergebende Sicherungspflicht von Dienststelle und Personalrat

Heute kann man leicht ein Gerät kaufen, mit dem man Dokumente scannen kann. Mit dem Scanmodus können Scananwendungen gewählt werden, die für ein e-mail benutzt werden können, in eine Datei erfolgen oder als CorelPSProX, als MSPaint, in MSWord, MSWorks, Notepad, Wordpad, Photoshop Elem, ArcoRd32 möglich sind. Legt man ein Dokument ein, wie etwa ein Zeugnis, dann kann man mit dem Scannen dessen Texte so in den Computer bekommen, als ob man sie von dem Dokument abgeschrieben hätte, wenn man das will aber auch so, als ob man sie fotografiert hätte. Es kommt immer häufiger vor, dass in einer Behörde zu besetzende Stellen von der Dienststelle nicht nur im Internet ausgeschrieben werden, sondern dass man sich für die freien Stellen auch per e-mail bewerben darf. Bei jeder Stellenbewerbung muss man Dokumente beifügen, die über die erworbene Eignung Auskunft geben. Bewirbt man sich per e-mail, geht das dann nur in digitalisierter Form. Wird der Bewerber nach einer derartigen Bewerbung eingestellt, liegt es nahe, dass die Dienststelle die digitalisiert eingegangenen Bewerbungsunterlagen ausdruckt, um damit eine Personalakte anzulegen. Doch warum sollte man nicht gleich eine digitalisierte Personalakte führen? Vielleicht könnte die Dienststelle sogar ihre bisher in Papierform, also paginiert geführten Personalakten digitalisieren.

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